"Hemos establecido un programa eficiente de prevención de accidentes, porque consideramos que uno de los objetivos más importantes de la compañía, es prevenir que nuestros empleados se accidenten en el trabajo. Todas las faenas del vivero pueden realizarse en forma eficiente y segura por lo que les pedimos que la prevención de accidentes forme parte importante de vuestra rutina diaria. Si tuviesen un accidente, incluyendo cortes menores, magullones o torceduras, deben informar del hecho a sus supervisores, tan pronto sea posible, para asegurar una rápida asistencia médica y para proteger sus derechos bajo la ley de "Seguro de Compensación al Trabajador por Accidentes en el Trabajo".

Manual del Empleado / Vivero Sierra Gold
Yuba City, California

Cada capítulo de este libro puede ser utilizado como una referencia para el desarrollo de políticas laborales dentro de la empresa. No obstante, este capítulo provee primero un esquema de conceptos a partir de los cuales pueden ser elaboradas dichas políticas. A continuación, presentamos una descripción general de tópicos a ser incluidos en un manual del empleado. Presentamos también un ejemplo de una declaración histórica, del tipo que puede ser incluido en un manual del empleado. En la práctica, aun los problemas simples pueden resolverse de diversas maneras, según la política de la empresa. Para proveer un ejemplo citamos una de las áreas, la de los beneficios para ausentarse del trabajo con goce de sueldo, por motivo de enfermedad.

Políticas y Manuales1

En general, las políticas son directrices para la toma de decisiones. Una vez establecidas, cada vez que haya que tomar una decisión no será necesario comenzar desde el principio otra vez. Las políticas reflejan la "personalidad" de la compañía. El tono y el lenguaje utilizados para los enunciados de las mismas serán percibidos como una política de la actitud de la administración hacia los empleados. Además, las políticas de personal también definen las conductas que la compañía espera de los trabajadores.

La mayoría de las decisiones sobre el personal pueden ser guiadas por las determinaciones estipuladas en las políticas. ¿Debe someterse a todos los trabajadores a una prueba práctica antes de seleccionarlos? ¿Debe pagarse a los trabajadores de acuerdo a la tasa remunerativa corriente, algo por arriba, o algo por debajo?

Los supervisores pueden diferir en su enfoque administrativo. Aunque los estilos diferentes puedan servir efectivamente a distintos administradores, llega el momento en que la inconsistencia puede tener un efecto negativo en la moral de los trabajadores. Las políticas sirven para establecer la uniformidad, y también ayudan a reducir la incidencia de tratamientos injustos, dando a los trabajadores las razones de determinadas acciones, que de otro modo podrían ser consideradas como favoritismo. Las políticas pueden ser establecidas para guiar la acción de los supervisores mientras que otras pueden extenderse a todo el personal. Como referencias útiles pueden utilizarse ejemplos de políticas implementadas por otros empleadores o programas comerciales computarizados.

La implantación de políticas consistentes con las regulaciones gubernamentales respalda las operaciones de los agricultores, ya que éstos actúan de acuerdo a lo estipulado por las leyes, evitando de esa manera las penalidades asociadas con las infracciones. Algunas políticas pueden ser simplemente el seguimiento de una ley. Por ejemplo, los agricultores que no hayan desarrollado políticas contra el acoso sexual pueden compartir la responsabilidad por la infracción cometida por sus empleados.

Aunque las leyes muchas veces ayudan a desarrollar políticas que protegen y motivan a los trabajadores, en otras ocasiones pasa todo lo contrario, cuando existen leyes desarrolladas sin tomar en cuenta todos los pormenores necesarios. Tal como es un error que un agricultor le copie a otro sus políticas laborales, también lo es cuando una nación le copia a otra sus leyes laborales sin primero comprender los puntos positivos y negativos de cada ley.

Las políticas escritas también pueden promover las buenas relaciones públicas ya que transmiten la filosofía de la empresa agrícola a los residentes locales, bancos, cortes y empleados potenciales. Sin embargo, las disposiciones hechas en los manuales, a menudo, son equivalentes a un contrato con el empleado y merecen un profundo análisis antes de su ejecución.

Las políticas laborales pueden mejorarse y adaptarse a las circunstancias específicas de la compañía que las pondrá en práctica, con la participación de administradores, supervisores y trabajadores en su elaboración y su revisión final por un abogado y un especialista en administración laboral. La formulación de las políticas de personal también se encuentra influenciada por las prácticas pasadas y actuales, por los desafíos presentes, por el tipo de administración, y por las necesidades y preferencias de los empleados.

Las políticas deben ser estudiadas cuidadosamente antes de su adopción. Los agricultores que elaboran políticas sin la suficiente deliberación previa pueden llegar a arrepentirse más adelante. Para que las políticas sean efectivas, es necesario que estén respaldadas por un buen sistema de comunicación. Cuando las políticas están registradas en el manual del empleado, son una fuerte defensa contra las quejas de ignorancia de parte de los empleados.

Los manuales deben estar bien organizados y ser fáciles de leer y, cuando su extensión lo justifique, deben incluir un índice bien completo. Aún así, cuando se utiliza solo, un manual del empleado es impersonal y probablemente no será leído. Las reuniones ofrecen a la administración una oportunidad de estimular y responder a preguntas. El período de acogida e integración u orientación es el momento adecuado para compartir sus políticas con los empleados nuevos. Una vez comunicadas, las políticas pueden ocasionar más daños que beneficios, si son ignoradas.

Las políticas son reforzadas cuando el propio empleador actúa de acuerdo a ellas. Las excepciones razonables no deben ser utilizadas como un medio de desmoralizar las políticas si se mantienen en un mínimo y son explicadas cuando suceden; las excepciones frecuentes pueden reflejar la necesidad de efectuar cambios en las mismas. Es mucho más sencillo revisar y actualizar las políticas periódicamente que funcionar en violación o abandonarlas totalmente. Para ser efectivas, las políticas necesitan ser revisadas periódicamente para ajustarse a las necesidades cambiantes de la organización.

Declaración Histórica

Si usted tiene una historia de la que se siente orgulloso, ¿por qué no compartirla con sus empleados e, indirectamente, con la comunidad? El conocimiento de la historia de la compañía en la que trabajan incentivará a los empleados a identificarse con ésta y a darles la impresión de que ellos también están construyendo esa historia. La reseña histórica de la empresa en el manual del empleado es también un optimo lugar para informarlos sobre los productos que cultiva o fabrica. (ver Recuadro 17-1)

Recuadro 17-1: Historia de las Granjas Lindemann

Les damos la bienvenida a las Granjas Lindemann y al mismo tiempo queremos darles algunas informaciones sobre nuestra compañía. Rudolf H. Lindemann, uno de los agricultores pioneros del lado oeste [del Valle Central de California], comenzó cultivando y desarrollando su rancho durante la década de los años 1920. Su hijo Rudy Lindemann continuó el trabajo por él iniciado, con sus exitosas prácticas agrícolas. En la actualidad, George y Tom Lindemann, nietos del fundador y la tercera generación de agricultores californianos, están administrando el predio agrícola de la familia. A través de los años la granja se fue transformando desde campo con pastos nativos hasta lo que es en la actualidad, un rancho irrigado de alta productividad.

Por más de 50 años las Granjas Lindemann han suministrado a las personas de California, de los Estados Unidos y del mundo entero, productos de alta calidad. Estos productos incluyen frutas, legumbres, fibra, carne y leche. Somos unos de los productores que procuran colocarse siempre en la vanguardia, y hemos ganado la reputación de cultivar y mercadear solamente productos de alta calidad. Este éxito se debe principalmente al interés, entusiasmo y esfuerzo de nuestros empleados. Les damos la bienvenida y los invitamos a formar parte de este dedicado equipo.

George Lindemann & Tom Lindemann

La imagen proyectada por su predio agrícola puede afectar a los empleados, aun cuando estén en sus hogares o con amigos fuera de las horas de trabajo. Cuando hacen nuevas amistades, la mayoría de las personas mencionan su trabajo y lugar de empleo. La información de la sección del manual del empleado que cuenta la historia del predio, llega hasta la familia y los amigos del empleado. Muchos agricultores tienen una pequeña historia sobre el predio donde han labrado la tierra que puede compartirse con los trabajadores con mucha utilidad.

Licencia para Ausentarse por Enfermedad con Gozo de Sueldo

Cuando se desarrollan procedimientos en cualquier área de la administración de personal, los administradores de los predios agrícolas se encuentran ante numerosas alternativas. Aquí, vamos a considerar la licencia para ausentarse por enfermedad con gozo de sueldo, como una de las muchas opciones disponibles para los agricultores, aún en cosas antes de profundizarlas parecen ser simples.

Con respecto a licencias por enfermedad, consideremos: 1) qué es y por qué se provee; 2) cómo se acumula; 3) cómo puede usarse; 4) qué efectos indeseables puede tener; y 5) cómo controlar los abusos.

El propósito de las licencias por enfermedad. Tales licencias generalmente son beneficios opcionales provistos por los empleadores. Los empleados son remunerados por días no trabajados debido a enfermedad o a lesiones que no están relacionadas al trabajo. (Generalmente existen leyes que dictan los procedimientos que se llevan a cabo cuando un empleado se accidenta en el trabajo).

Los agricultores proveen las licencias por enfermedad con gozo de sueldo como medio de proteger a los trabajadores para que no pierdan parte de su salario. En un estudio de más de mil quinientos trabajadores2 la licencia por enfermedad fue el segundo beneficio adicional más importante recibido por los empleados. Solamente el seguro médico para tratar a las enfermedades fue considerado más importante.

Acumulación. El agricultor determina cuántas horas de ausencia por enfermedad pueden acumular los trabajadores por mes. Algunos empleadores usan el método de "úselo o piérdalo", para tales licencias. Hacen esto, ya sea limitando la cantidad de días de licencias por enfermedad acumulados por año (que los trabajadores pueden ir acumulando de un año a otro), o eliminando cualquier pago asociado con los días que se han acumulado una vez que el trabajador es despedido, se retira o se jubila.

Uso admisible del beneficio. Los agricultores necesitan determinar el uso legítimo de la licencia por enfermedad. ¿Va a incluir solamente la enfermedad del trabajador o incluirá también la licencia por razones de enfermedad de un familiar, luto, o la participación en programas "orientados al bienestar" o programas deportivos?3 En algunos casos, inclusive, algunas empresas proveen algunos "días de salud mental", que se pueden tomar cuando el empleado siente mucha tensión por el trabajo o las presiones de la vida. En algunas empresas, por ejemplo, otorgan un par de días al año donde el trabajador puede ausentarse sin tener que dar motivo alguno.

Los empleadores que permiten días de salud mental con gozo de sueldo o tiempo libre para programas de ejercicios o gimnasia, están pensando en el beneficio a largo plazo de su fuerza laboral. Otros piensan que deberían usarse las vacaciones en vez de una licencia por enfermedad para tales propósitos. Los empleadores que permiten a los trabajadores el uso de licencias por razones de enfermedad familiar, luto, u otros usos alternativos pueden limitar el número de días disponibles para cada uno de estos fines.

Abuso del privilegio. Si los trabajadores tomasen licencia por enfermedad solamente cuando realmente estuvieran enfermos, el método de "úselo o piérdalo" funcionaría bastante bien. Puede, sin embargo, tender a recompensar a trabajadores enfermos sobre aquellos que no faltan al trabajo. Algunos trabajadores sanos podrían tomarse días libres simplemente para no perderlos. Si bien el propósito original de la licencia por enfermedad fue proveer un aumento en la estabilidad remunerativa de los empleados, en la práctica se ha convertido en días de vacaciones adicionales.

Cuando se abusa, la licencia por enfermedad puede transformarse en ausentismo patrocinado por la compañía. Se deben computar los costos involucrados en encontrar y entrenar un reemplazante que puede funcionar a un nivel menos productivo por un tiempo. Los trabajadores que saben que los compañeros abusan frecuentemente del sistema, se resienten o deciden unirse a ellos.

Disminuyendo el abuso. Un empleador puede intentar combatir el abuso de las licencias por enfermedad, que se convierten en feriados ocasionales, prohibiendo el pago de cualquier licencia por enfermedad de menos de dos o tres días consecutivos. Esto puede forzar a los empleados a permanecer en sus hogares para una recuperación completa cuando han estado enfermos. Otros pueden requerir certificado médico para verificar la enfermedad, aun por ausencias de un día. Muchos médicos, sin embargo, aprueban tales ausencias sin darle mucha importancia al asunto.

Para ausencias más prolongadas (de una semana o más), puede ser una buena idea una política que requiera una razón médica. Las opiniones médicas serán particularmente cruciales cuando la incapacidad del trabajador pueda comprometer su retorno al trabajo.

Algunos de los enfoques tradicionales utilizados en la prevención del abuso de licencias por enfermedad se hacen menos necesarios cuando se dan incentivos para la asistencia al trabajo. Los agricultores podrían preferir proveer un "pago por estar sano" en lugar de una "licencia por enfermedad". Los agricultores preocupados principalmente en cubrir a los trabajadores durante las enfermedades breves podrían suministrar días extras de vacaciones en lugar de licencias pagadas por enfermedad. Algunos trabajadores son más propensos a enfermarse en el tiempo del empleador, que en su propio tiempo.4

Siguiendo la idea de pagarle a los empleados por tener buena salud en vez de por enfermarse, los agricultores pueden establecer un sistema por medio del cual les pagan a los empleados por sus días acumulados una vez que el trabajador se retire, jubile, o sea despedido. Esta política beneficia a todos, ya que durante el transcurrir de los años un empleado puede acumular bastante tiempo, lo que puede llegar a ser de gran utilidad en casos de enfermedad o accidente catastrófico que no le permitan trabajar por mucho tiempo.

Otra variación a la alternativa que acabamos de compartir, es requerir a los trabajadores que acumulen y mantengan un saldo mínimo de días de licencia por enfermedad sin usar (por ej., cuatro a ocho semanas). Luego de este período un empleado puede optar por recibir el beneficio adicional inmediatamente, o cuando se retire.

Resumen

Las políticas laborales ayudan a tomar decisiones. Aunque los estilos individuales de supervisión no deben reprimirse, la inconsistencia del enfoque en algunas áreas puede tener efectos negativos en la moral de los trabajadores. Las políticas laborales pueden ser una excelente herramienta para reducir la percepción que existe un tratamiento arbitrario de parte de los supervisores hacia los trabajadores. Para obtener el máximo valor, las políticas necesitan ser comprendidas tanto por los supervisores como por los trabajadores. Las políticas pueden ser compartidas con los empleados durante el período de prueba, a través de reuniones y manuales.

Para ser efectivas, las políticas necesitan ajustarse para responder a las cambiantes necesidades de la organización. Las políticas laborales construidas sin una suficiente deliberación previa, podrían ser objeto de lamentaciones en el futuro.

La licencia por enfermedad con gozo de pago es una política discutida en este capítulo, como medio de suministrar ejemplos de las numerosas alternativas a ser consideradas en el establecimiento de políticas. Las políticas de licencia por enfermedad pueden diseñarse para proteger a los trabajadores de la pérdida de ingresos cuando se enferman mientras que también premian a los individuos que no abusan del privilegio. Entonces, las políticas cuidadosamente diseñadas pueden ayudar a que los agricultores actúen considerando ambos factores, la producción y el personal.

Figura 17-1:

Rosenberg, Johnston, Bayer y Billikopf

I. Introducción

II. Asignación de puestos/personal

III. Empleo y Condiciones Laborales

IV. Salarios

V. Beneficios o Prestaciones

VI. Varios

VII. Conclusión

VIII. Indice

Capítulo 17--Obras de Consulta

1. Esta sección "Policies & Handbooks" fue adaptada de Rosenberg, H. R. & Billikopf, G. E. 1984. Personnel Policies Smooth Employee Relations. American Nurseryman. January 1, 1984, pp. 55-56.
2. Quinn, R. P. and Staines, G. L. The 1977 Quality of Employment Survey. In Personnel and Human Resource Management by Randall S. Schuller. St. Paul, Minn.: West Publishing Company. 1981, p. 310.
3. Matteson, M. T., & Ivancevich, J. M. Controlling Work Stress: Effective Human Resource Management Strategies. San Francisco: Jossey-Bass Publishers. 1987.
4. Harvey, B. H.; Schultze, J. A.; & Rogers, J. F. Rewarding Employees for Not Using Sick Leave. Personnel Administrator. May 1983, pp. 55-59.
5. Adaptada de una versión de Rosenberg, H.; Johnston, G.; Bayer, D.; & Billikopf, G. E. Employee Handbook Issues: Expanded Outline. People in Ag: Managing Farm Personnel. 1984.
6. Matteson, M. T., & Ivancevich, J. M. Controlling Work Stress: Effective Human Resource Management Strategies. San Francisco: Jossey-Bass Publishers. 1987.

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